يعتبر نظام المشتريات وسيلة الاتصال الرئيسية التي من خلالها يتم تأمين احتياجات ومستلزمات المنشأة الحكومية على اختلاف أنواعها وإداراتها, ويعتبر أيضا حلقة الاتصال بين المنشأة الحكومية من جهة والموردين والمتعهدين من جهة اخرى يلعب دوراً رئيسياً في توفير المستلزمات وفي الإعلان عن المناقصات وترسيتها,

ينقسم العمل في إدارات المشتريات إلى الأقسام التالية:

1-         الأعمال المتعلقة بالشراء المباشر:

حيث يتم من خلال هذا الجزء متابعة شراء وتأمين احتياجات المنشأة المختلفة ابتداءً من خطابات

الدعوة وعروض الأسعار وانتهاءً بالتعميد ثم تسليم البضاعة المطلوبة إلى المستودع والتأكد من

 استلامها وتسليم المبالغ المستحقة للمورد.

2-        الأعمال المتعلقة بالمناقصات :

حيث يتم من خلال هذا الجزء متابعة المشاريع والمنافسات والعقود ابتداءً من الإعلان عنها في

الصحف وانتهاءً بترسيتها على المتعهد المناسب ومن ثم القيام بدور أشرافي على عملية التنفيذ

عند تأخر المتعهد أو انتهاء المشروع ومتابعة صرف مبالغة المستحقة من الإدارة المالية إضافة إلى متابعة الضمانات البنكية وتمديدها أو مصادرتها أو فكها.

الضمانات البنكية وتمديدها أو مصادرتها أو فكها.

3- الإعمال المتعلقة بالسلف :

يتم متابعة عمليات الشراء التي تتم من خلال السلف المؤقتة و السلف المستديمة و يتم أيضا متابعة

السلف نفسها بين الموظفين ولتحقيق ذلك فإن GIC للأنظمة الحكومية عملت على ضمان تسهيل

عمليات الشراء من بداية طلبها و لغاية استلامها و تسليمها للجهة التي تحتاجها .

1. نظام المشتريات المباشرة:

Workflow  (خطاب الجهة الطالبة / خطابات الدعوة/ عروض الأسعار/ تحليل العروض

والترسية / طلب الحجز/ التعميد)

•  توفير قاعدة معلومات موسعة عن الموردين والمقاولين مع تحديد من هم في القائمة السوداء.

•  توجيه الدعوات أليا حسب نشاط أو نشاطات المورد.

•  تسجيل عروض الأسعار وخطابات الاعتذار التي قدمت وتوفر قاعدة بيانات تاريخية عن أسعار

 الأصناف المقدمة والتي تم

•  عدم اشتراط تعريف الأصناف في المستودعات حيث يتم التعامل معها لاحقا عند الاستلام

ويمكن التعامل مع الأصناف هنا على شكل مجموعات للأصناف أو الخدمة خاصة بنظام المشت

•  جمع جميع مستندات الشراء التي تخص عملية واحدة ضمن رقم موحد يسهل متابعته ومعرفة وضع كل

عملية والمرحلة التي فيها. •

•  التعامل مع التعاميد التابعة لعقود التوريد المستمر (التعميد حسب الحاجة) وحسب أسعار العقد المحددة.

•   إمكانية إن تقوم الإدارات الداخلية بتسجيل طلباتها من الأصناف والخدمات من خلال طلب التامين

 بشكل مباشر وتستكمل

 دورة العمل في المشتريات بعد اعتماد صاحب الصلاحية.

•  الربط مع النظام المالي بالنسبة لحجز المبالغ قبل إصدار التعاميد ومنع إصدار أي تعميد بدون

حجز إلا من قبل مدير النظام وكذلك إعداد أوامر صرف مستحقات الموردين مع احتساب غرامة

التأخير إذا وجدت.

•  التعامل مع العروض الرديفة في تحليل عروض الأسعار والتعميد.

•  طباعة النماذج (الدعوات والتعاميد مذكرات الحجز ...الخ) إضافة إلى استطلاعات وتقارير عديدة 

 عن عمليات الشراءوالمعلومات التاريخية.

•   متابعة التسليم بالربط مع نظام المستودعات والتحذير التلقائي على التعاميد التي تأخر تسليمها كليا

أو جزئيا.

•   متابعة الضمانات البنكية والحركات التي تتم عليها.

•   إمكانية الاستعلام مباشرة عن وضع مستحقات الموردين في المالية.

•    يقوم  صاحب الصلاحية المسئول عن الموظف الذي قام بتعبئة طلب التأمين بالإطلاع على

الخطاب ، ومراجعة البنود والكميات ، ويقوم باعتماد الطلب ويمكن أن يقوم بتأجيل الطلب أو إلغاءه .

•   يمكن إعطاء مستخدم المشتريات المباشرة صلاحية على نظام المستودعات ، للاستطلاع

عن الكميات الموجودة لصنف محدد.

•   في اعتماد معاملة الشراء، يقوم صاحب الصلاحية في النظام بالدخول على هذه الشاشة ،

وإدخال رقم معاملة الشراء ،  أو البحث عنها ، ثم يقوم بعمل الاعتماد و يمكن أن يقوم بإلغاء المعاملة في

 شاشة إيقاف و فك إيقاف المعاملة.

•  يسمح النظام إصدار أمر الشراء دون وجود طلب حجز.

القوائم الخاصة بنظام المشتريات المباشرة

 إعدادات المشتريات المباشرة:

··  صلاحيات النظام

·  سجل الموردين

·  إعدادات النظام

·  رموز نشاطات الموردين

·  تصنيف الخدمات و مجموعات الأصناف

·   شروط تقديم عروض الأسعار و شروط أوامر الشراء

·   شروط أوامر الشراء (التعميد)

·   رموز أسباب رفض/ تأجيل/إلغاء معاملة

·   رموز أسباب اختيار/ رفض عرض سعر

عمليات المشتريات المباشرة

··  خطاب طلب التأمين .

·  تسجيل معاملة شراء.

·  اعتماد معاملة شراء.

-الارتباط على المبلغ.

··  طلب عرض أسعار.

·  تغيير مواصفات طلب عرض أسعار.

·  طباعة إشعار تمديد.

·  شاشة إدخال عروض الأسعار.

· شاشة تحليل و اختيار عروض الأسعار.

·  إيقاف و فك إيقاف معاملة شراء.

·  إعداد وإصدار أمر الشراء.

·  متابعة معاملة شراء.

·  محضر استلام- أصناف.

·  إعداد استمارة أمر الصرف آلياً.

تقارير المشتريات المباشرة

··  كشف بعمليات مستخدمي النظام

·  كشف خطابات طلب التأمين

·  كشف معاملات الشراء

·  كشف طلبات عرض أسعار

·   كشف  عروض الأسعار

·   كشف عروض الأسعار حسب حالة الاختيار

·   كشف طلبات الحجز (الارتباطات)

·   كشف  أوامر الشراء

·   كشف أوامر الشراء حسب حالة استلام الأصناف

·   كشف أوامر الشراء حسب حالة صرف مستحقات المور

2. نظام مشتريات المنافسات

يشمل النظام دورة العمل كاملة التي تخص المنافسات ابتداء من إدخال معلومات المنافسة

والمواصفات وجداول الكميات والشروط واعتمادها من قبل أصحاب الصلاحية والإعلان عنها انتهاء

بالتعميد وتوقيع العقود واستلام الموقع.

•  مراقبة تنفيذ العقود والمشاريع والكميات المسلمة والأعمال المنفذة.

•  تسجيل المتقدمين والمعتذرين وتسجيل شراء الكراسات.

•  طباعة آلية للنماذج المستخدمة الإشعارات والمحاضر والعقود.

•  إدخال التعديلات ومتابعتها التي تتم على جداول الكميات والمواصفات قبل أو أثناء التنفيذ.

•   تسجيل عمليات الانسحاب ومصادرة الضمانات وسحب العقود والمشاريع.

•   الربط مع اعتمادات الميزانية المخصصة للعقد أو المشروع.

•   متابعة إعادة طرح المنافسات وكذلك إعادة الترسية على الموردين أو المقاولين الذين يلون المقاول

 أو المورد المنسحب او المسحوب منه المشروع.

•   تسجيل التمديد وإعادة طرح المنافسات.

•    طباعة آلية لخطابات التنبيه والإنذار.

•    توفر العديد من الاستعلامات حول وضع المنافسات في أي مرحلة والعديد من التقارير والكشوفات

التفصيلية والتحليليةوالإحصائية.

•    العمل مع مختلف العقود (توريد , توريد وتركيب, تشغيل وصيانة, عقود مشاريع إنشائية.

•    حقل لإدخال مدة التنفيذ و قائمة منسدلة لاختيار نوع المدة (يوم،شهر،سنة،أسبوع).

•    إمكانية إيقاف/فك إيقاف المنافسة كما يمكن إلغائها مع ضرورة تعبئة حقول السبب و التاريخ .

•    خاصية "الإعلان على موقع الإنترنت"  في شاشة تسجيل المنافسة . و إمكانية تحويل

بيانات المنافسة على ملف في حالة اختيار الإعلان على موقع الإنترنت.

•  تقرير لخطابات الدعوات المباشرة، مع خيار جميع الموردين في خطاب واحد أو كل

مورد بخطاب مستقل.

•  يباع لكل مورد نسخة واحدة من المنافسة فقط .إلا في حالات طارئة يمكن أن يأخذ نسخة ثانية فقط ، ولكن ليس بنفس

 اليوم .

•  حساب القيمة الإجمالية للعرض = قيمة العرض - قيمة الخصم.

•  إمكانية تحديد هل المرفق منتهي الصلاحية أم لا ، وهل مطابق للمطلوب ؟ نعم أم لا.

•  يقوم النظام بنقل بيانات أسماء اللجان مع الأعضاء من آخر منافسة تم إدخالها إلى المنافسة الحالية ويسمح

بتعديل بياناتها للموظفين البدلاء.

•  إمكانية تسجيل عمليات الضمانات إلى نظام المنافسات مع ربطها مع رقم المنافسة .

•  تقارير عن الضمانات المقدمة تحتوي معلومات الضمانات.

•  طباعة طلب الارتباط لمنافسة ، وتحويله إلى وحدة الإعتمادات .

•  كشف بالضمانات الابتدائية للعروض التي لم تقبل ويتم ربطها مع رقم المنافسة .

•  الاحتفاظ بمعلومات عن تاريخ استلام الموقع ( الافتراضي والفعلي ) .

•  الاحتفاظ بمعلومات عن تاريخ تسليم الموقع ( الافتراضي و الفعلي ) .

•  الاحتفاظ بمعلومات عن تاريخ انتهاء المشروع ( الافتراضي و الفعلي  ).

•  طباعة خطاب تبليغ العقد من النظام .

القوائم الخاصة بنظام مشتريات المنافسات

إعدادات مشتريات المنافسات:

··  سجل المنافسة

·  اعتماد المنافسة

·  سجل  بيع المنافسات

·  سجل الردود والاستفسارات

·  سجل العطاءات المقدمة 

·  محاضر قفل قبول العطاءات

·   تأجيل / تمديد منافسة

·   سجلات فتح المظاريف للعطاءات المقدمة

·   إحالة العروض للجهات المختصة

·   تفريغ محضر فحص العروض

·   سجل الانسحاب من المنافسات قبل الترسية

·   سجل الانسحاب من المنافسات بعد الترسية

·   إعداد عقد توريد

·   إعداد عقد لمشروع تشغيل وصيانة

·   إعداد عقد  لمشروع إنشائي

·   محضر توقيع العقود

·   محضر استلام الموقع وبدء التنفيذ

·    خطابات التنبيه والإنذار

·    إعداد أوامر الصرف

·    إقفال المشروع

تقارير مشتريات المنافسات

·· كشف الموردين والمقاولين حسب التصنيف

· كشف بالموردين والمقاولين حسب الاسم

· القوائم السوداء للموردين والمقاولين

· كشف مختصر بالمنافسات حسب حالتها

· كشف تفصيلي عن المنافسات

· سجل الإعلان عن منافسة

· كشف بالمنافسات التي تم بيعها

· كشف سجل العطاءات المقدمة 

· كشف سجل الاعتذارات عن المنافسات

· كشف بعمليات التمديد للمنافسات

· طباعة محضر فحص العروض المقدمة

· كشف بخطابات إشعار الترسية

· سجل عقود التوريد السنوي

·  سجل متابعة المنافسات والتنفيذ

·  سجل متابعة نسب الانجاز والكميات الموردة

· استطلاع تفصيلي عن المنافسات