إن إدارة أو قسم مراقبة المخزون هي من الإدارات الهامة في أي منشأة حكومية ، و الدور الأساسي لإدارة أو قسم مراقبة المخزون متابعة بطاقات مراقبة المخزون وبطاقات العهد وحفظ المستندات المؤيدة للقيود مع القيام بكل ما يتعلق بإجراءات ضبط قيود حركة الأصناف في البطاقات  

وإجراء الدراسات اللازمة لتحديد مستويات التخزين المناسبة وتحديد الكمية الاقتصادية للتخزين لتجنب النقص أو الزيادة في
الأصناف المخزونة.

ولتحقيق ذلك فإن GIC للأنظمة الحكومية عملت على ضمان تسهيل عمليات إدارة أو قسم مراقبة المخزون عبر تضميها المزايا التالية فيها:

-      وجود اختيار العمل على نفس قاعدة بيانات المستودعات أو قاعدة بيانات مستقلة بحيث يتم آليا نقل مستندات الصرف
 والاستلام بعد مراجعتها والتحقق منها من قبل مراقب المخزون.

-      طباعة فروقات الأرصدة آليا بين مراقبة المخزون والمستودعات.

-      امكانية مشاهدة وطباعة بطاقة مراقبة الصنف كما هي عند الطلب أو في تاريخ معين.

-      إمكانية طباعة تقارير بالأرصدة كما هي عند طلب التقرير أو في تاريخ معين.

-      مكانية معرفة مسحوبات جهة معينة من المستودعات خلال فترة فمثلا مسحوبات شؤون الموظفين من القرطاسية بغرض عمل التقديرات اللازمة والتوقعات ومراقبة حجم المنصرف.

-      إدخال الجرد الفعلي ومقارنته مع الأرصدة المسجلة في النظام وطباعة استمارة الجرد وطباعة تقارير مختلفة عن جرد المخزون.

-      مراقبة دقيقة لأرصدة الأصناف (كمية وقيمة).

-      إمكانية معرفة الأصناف والكميات الموجودة في الرجيع أو ساحات الاستلام المؤقت.

-      متابعة مستويات المخزون مثل : الأصناف التي تقل عن الحد الأدنى، الأصناف التي وصلت حد الطلب وطباعة تقارير بذلك.

-      إمكانية معرفة الأصناف الراكدة وبطيئة الحركة وطباعة تقارير بذلك حسب معايير يحددها المستخدم.

-      وجود العديد من الاستعلامات والتقارير التفصيلية والإجمالية والتحليلية والإحصائية التي تفيد في مراقبة المخزون واتخاذ القرارات المناسبة.

-      طباعة كشوفات الجرد وإدخال الجرد وطباعة الفروقات بين النظام والجرد الفعلي واعتماد أرصدة الجرد.

-       معرفة المستندات الناقصة والمفقودة.

-      إعداد آلي لطلب تأمين الأصناف للأصناف التي وصلت كميتها إعادة الطلب.

إعدادات مراقبة المخزون:

- شاشة إعدادات النظام.

- مجموعات الأصناف.

- تعريف المستودعات.

- تسلسل ألمستندات.

- صلاحية المستخدمين على المستودعات.

- سجل وبطاقة الصنف.

- رموز وحـدات الأصناف.

-

عمليات مراقبة المخزون:

-  شاشة تعريف أصناف المستودعات.

-  شاشة إدخال أرصدة بداية العام.

-  استلام مؤقت.

-  محضر فحص.

-  مذكرة استلام.

-  محضر استلام.

-  طلب صرف مواد.

> -  طلب الترخيص بصرف احتياجات.

-  مستند إرجاع.

-  إدخال قرارات لجنة فحص الرجيع.

-  مستند صرف أصناف رجيع.

-  إعادة احتساب أرصدة الأصناف.

-  إعداد طلب تأمين للأصناف التي وصلت حد إعادة الطلب.

-  إدخال الجرد السنوي.

-  تسوية الجرد السنوي مع رصيد الكمبيوتر.

 تقارير مراقبة المخزون:

-  كشف مجموعات الأصناف.

-  كشف بالأصناف التي في المستودعات أو الجهات.

- كشف بأرصدة الأصناف لجميع المستودعات.

-  كشف بالأصناف حسب مكان التخزين.

-  كشف بأرصدة الأصناف حتى تاريخ.

-  كشف بطاقة مراقبة الصنف.

-  تقرير ميزان مراجعة الصنف.

-  كشف بالأصناف مرتبة حسب رقم القطعة.

-  لائحة الأصناف.

-  كشف بحركات الاستلام حسب الصنف.

-  كشف بحركات الاستلام.

-  كشف بالمنصرف حسب الجهة.

-  كشف بحركات الصرف حسب الصنف.

-  كشف بحركات الصرف.

-  كشف بالأصناف الراكـدة.

-  كشف بالأصناف التي تقل عن الحد الأدنى.

-  كشف بالأصناف التي وصلت حد إعادة الطلب.

-  كشف الأصناف التي لم يتم جردها.

-  كشف مقارنة الجرد مع رصيد الكمبيوتر.

-  استمارة الجرد.

العوده