وتعمل إدارة المستودعات كنقطة تحكم رئيسية لانسياب الأصناف المختلفة من الموردين إلى المستفيدين
من هذه الأصناف ، ويتم الاحتفاظ بها في المستودعات بكميات مختلفة حسب اللزوم ويتم صرفها عند طلبها.
 وتقوم إدارة المستودعات بمراقبة ما لديها من مخزون ، وتلبية طلبات الصرف التي تردها من الإدارات المختلفة.

ويمثل نظام المستودعات الحكومي ، نظام معلومات متكامل ومترابط مع الأنظمة الحكومية الأخرى حيث
سيتم ربط نظام المستودعات ونظام مراقبة المخزون بشكل آلي مع نظام المشتريات الآلي بحيث يمكن
الحصول على التعميدات التي تمت (أمر الشراء) وقائمة بالأصناف والكميات والأسعار التي تم تعميدها.
 كذلك الربط مع نظام الموارد البشرية بشكل آلي بحيث يستطيع الحصول قائمة بأسماء الموظفين
وأرقامهم كما يحتاج نظام الموارد البشرية معرفة إذا كان هنالك عهد على الموظفين حتى لا تتم عملية
نقلهم أو ترقيتهم إلا بعد تسليم العهد والربط مع النظام المالي بشكل آلي بحيث يتم تزويدهم بقائمة الأصناف
وكمياتها وأسعارها التي تم استلامها بناءً على تعميدات معينة ليتم صرف مستحقات الموردين.

GIC و لتحقيق ذلك قامت شركة بحر العرب لأنظمة المعلومات بتطوير نظام الحكومة الالكترونية
حيث تم الاعتماد في تطويره على أساس متطلبات الأجهزة الحكومية لضمان تسهيل عمليات إدارة المستودعات
عبر تضمينها العديد من المزايا وذلك خلال عمل دام ما يقارب الخمس سنوات تم خلالها استعراض غالبية
الأنظمة المتوفرة في السوق مع عمل مسح ميداني لبعض الجهات الحكومية والاطلاع على طريقة أداء العمل
ومعرفة السلبيات الموجودة والعمل على إيجاد حلول متطورة تم تطبيقها في تطوير النظام، بالإضافة إلى
 التعاقد مع عدد ثلاثة اساتذة مختصين من معهد الإدارة العامة وعلى رأسهم الاستاذ الدكتور/ عبد الله بن موسى
الخلف للإشراف على

مواصفات النظام:

· إمكانية التعامل مع عدد كبير من المستودعات مع إمكانية تصنيفها تصنيف جغرافي أو نوعي
( المستودعات المركزية / الفرعية / غرف الإمداد).

دليل موسع ومرن لأصناف المخزون على شكل مجموعات رئيسية يتبعها مجموعات فرعية ومجموعات
.تحليلية علاوة على رقم الصنف الذي يصل إلى 20 خانة والعمل مع الأصناف المستديمة والمؤقتة

.ربط الأصناف الخاصة بقطع الغيار مع الآليات والمعدات المستخدمة لها سواء في سجلات العهد أو سجلات المستودعات
.إمكانية تحديد النظام بعدم قبول تكرار الاسم للأصناف لمنع تكرار الإدخال والخلط بين الأصناف
توفر المعلومات التفصيلية للصنف مثل رقم الصنف ،اسمه،رقم القطعة، أرقام الأصناف البديلة
 والمجموعات التي يتبع لها مع إمكانية إضافة صورة الصنف
.1ستخدام الباركود الخاص بالأصناف والتعامل معه في الجرد والحركات المختلفة الربط الآلي
.لمراقبة المخزون بالتعاميد وجداول كميات العقود

إدخال الأرصدة الافتتاحية لأول مرة عند بدء تشغيل النظام وتتم هذه العملية آليا في السنة التالية
إدخال حركات الاستلام بكافة أنواعها (استلام مؤقت ، محضر فحص, مذكرة استلام،محضر استلام،
 استلام رجيع) بناء على تعاميد الشراء وطباعتها آليا على النماذج الحكومية المعتمدة
إدخال حركات الصرف بأنواعها (صرف مواد (مستهلكة ،مستديمة) ، صرف مواد راجعة) وطباعتها آليا
.على النماذج الحكومية المعتمدة الترحيل تلقائيا على بطاقة الصنف وإمكانية مشاهدة وطباعة بطاقة
.الصنف كما هي حاليا أو كما هي في تاريخ محدد متابعة الرقم المطبوع والرقم الخاص تلقائيا في
.النظام وإمكانية طباعة تقارير بأرقام المستندات الملغاة و مراقبة تسلسل المستندات التعامل مع
عدة وحدات لنفس الصنف (صندوق, كيس , حبة ... الخ) ويسمح للمسؤول إضافة وحدات جديدة
.مع التحويل الآلي بين تلك الوحدات عند الاستلام وعند الصرف
إمكانية الاستعلام عن الأصناف في أي مستودع (حسب الصلاحية) وكذلك الموجودة في ساحة الاستلام أو مستودع
 الرجيع وكذلك معرفة مكان التخزين (المستودع/ الموقع/الرف ).
بحث متميز من خلال أي من معلومات الصنف مثل اسمه أو جزء منه أو رقمه أو رقم الباركود .. الخ

وجود العديد من الاستعلامات والتقارير التفصيلية والإجمالية والتحليلية والإحصائية التي تفيد في إدارة المستودعات
واتخاذ القرارات المناسبة. .استخدام القارئ الآلي ( باركود) الخاص بالأصناف والتعامل معه في الجرد والحركات المختلفة
.السماح للمسئول بإضافة وحدات جديدة
.استخدام نظام التسلسل في الإضافة والصرف
.التحويل الآلي بين الوحدات المختلفة عند الاستلام وعند الصرف
.وجود سجل تفصيلي مركزي عن معلومات الصنف ورقم موحد للصنف على مستوى الجهة في النظام
.وجود سجل تفصيلي (بطاقة صنف) خاصة بكل صنف موجود ولكل مستودع
.وجود دليل موسع ومرن لأصناف المخزون على شكل مجموعات رئيسية يتبعها مجموعات فرعية ومجموعات تحليلية
.العمل مع الأصناف المستديمة والمؤقتة
.تحديد النظام بعدم قبول تكرار الاسم للأصناف لمنع تكرار الإدخال والخلط بين الأصناف
ادخال حركات الاستلام بكافة أنواعها (استلام مؤقت ، محضر فحص ، مذكرة استلام، محضر استلام
.استلام رجيع) بناء على تعاميد الشراء وطباعتها آليا على النماذج الحكومية المعتمدة
إدخال حركات الصرف بأنواعها (صرف مواد -(مستهلكة – مستديمة) – صرف مواد رجيع) وطباعتها آلياً على
.النماذج الحكومية المعتمدة الترحيل تلقائياً على بطاقة الصنف وامكانية مشاهدة وطباعة بطاقة الصنف كما هي حالياً
.أو كما هي في تاريخ محدد الاستعلام عن الأصناف في أي مستودع (حسب الصلاحية) وكذلك الموجودة في ساحة
الاستلام أو مستودع الرجيع وكذلك معرفة مكان التخزين ( المستودع / الرف / الموقع).
.الربط مع نظام المشتريات ومع جداول الكميات في العقد أو التعميد والاستلام بناء عليه
.تعريف المستودعات من قبل المستخدم
تصنيف المستودعات جغرافياً ونوعيا ( المستودعات المركزية / الفرعية / غرف الإمداد والطوارئ).
 توفر المعلومات التفصيلية للصنف مثل / رقم الصنف ـ اسمه ، رقم القطعة ، أرقام الأصناف البديلة
.والمجموعات التي يتبع لها مع امكانية اضافة صورة الصنف
.نقل الأرصدة الافتتاحية للعام الجديد سواء من واقع الجرد أو رصيد الحاسب الآلي في نهاية العام السابق
.البحث عن الأصناف بواسطة معلومات الصنف أو اسمه أو جزء منه أو رقمه أو رقم الباركود ... الخ
.ربط الأصناف الخاصة بقطع الغيار مع الآليات والمعدات المستخدمة لها سواء في سجلات العهد أو سجلات المستودعات
متابعة الرقم المطبوع والرقم الخاص تلقائياً في النظام وامكانية طباعة تقارير بأرقام المستندات الملغاة ومراقبة
تسلسل المستندات.

.ادخال الأرصدة الافتتاحية لأول مرة عند بدء تشغيل النظام

.طباعة جميع النماذج الخاصة بالمستودعات على ورق A4 أو A3 وبنفس تصميم النماذج الأصلية

.تقرير بالأصناف حسب مكان التخزين

.تقرير مجموعات الأصناف

.لائحة الأصناف

.تقرير بالأصناف مرتبة حسب رقم القطعة

تقرير ميزان مراجعة الصنف.

.تقرير بالأصناف التي في المستودعات

.تقرير بحركات الأستلام حسب الصنف

.تقرير بحركات الاستلام

.تقرير بالمنصرف حسب الجهة

.تقرير بحركات الصرف حسب الصنف

.تقرير بأرصدة الأصناف لجميع المستودعات

.تقرير بأرصدة الأصناف حتى تاريخ معين

.تقرير بطاقة الصنف

.تقرير بالمستندات الناقصة

.استعلام الأصناف

.استعلام الصنف في جميع المستودعات

العوده